Digitalisering av høyskolesektoren

Bransje etter bransje er i ferd med å digitaliseres. Universitet og høyskoler er intet unntak og vi står ovenfor en enorm forandring. En transformasjon som ikke bare vil ha stor effekt for studenter og de ansatte ved høyskoler og universitet, men for næringsliv og samfunn i øvrig. De undervisnings institusjoner som ikke forstår dette og henger med i utviklingen, vil risikere å bli akterutseilt av andre aktører.

Handelshøyskolen BI tar digitalisering på alvor og er en pioner innen sin bransje og deres visjon er at faglig styrke og relevans skal plassere BI blant Europas ledende handelshøyskoler.

BI har over 20 000 aktive studenter og tilbyr 17 bachelorstudier, siviløkonomstudiet, åtte masterstudier og doktorgradsprogram med seks spesialiseringer. I tillegg har BI et betydelig tilbud innen etter‐ og videreutdanning og de skreddersyr og spesialutvikler kurs og programmer til en rekke bransjer og organisasjoner innenfor offentlig og privat sektor. Programmene tilpasses slik at de møter virksomheters og enkeltpersoners kompetansebehov. Siden 1983 er det utdannet over 200.000 kandidater.

Den faglige virksomheten ved Handelshøyskolen BI er delt inn i åtte institutter, og en rekke forskningssentre er knyttet til disse. Forskningen dekker et vidt spekter av fagområder og disipliner som forventes av en moderne europeisk handelshøyskole. Handelshøyskolen BI har også en internasjonal profil. Forskere samarbeider med fagfolk fra andre land, og utveksler kompetanse som kommer studentene til gode.

Utvikling av ny studentportal var det første og grunnleggende skritt på veien mot digitalisering. Siden lanseringen i august 2012 er portalen blitt BI‐studentens foretrukne arbeidsflate/portal for faglig og formell kommunikasjon og informasjonsutveksling med foreleser og BIs administrasjon. Gjennom Portalen er BI den handelshøyskole i Nordeuropa som har oppnådd best kontaktflate med sine studenter.

Kompetansemessig har hovedtyngden ligget på Microsoft-konsulenter som representerer et drivende fagmiljø i Capgemini hva angår metode og teknologi. Men Capgemini hadde også representanter fra andre fagmiljøer i selskapet med i prosjektet, som arkitekter og prosjektledere og testledere fra Sogeti

BI har identifisert noen kritiske suksessfaktorer for dette utviklingsprosjektet:

1. Studierelevant informasjon og funksjonalitet som i dag ligger i ulike frittstående systemer må samles i en felles portal med en innlogging (Single Sign On).
2. Hver student skal gis tilgang til individuelt tilpasset informasjon om fag/læring, som oppdateringer i fag/kurs, timeplan, endring av eksamenssted, oversikt over aktiviteter, osv. for å sikre aktiv bruk av portalen.
3. Administrativ informasjon og tilbud om ulike tjenester (bibliotek, karriereservice, BI Alumni, studieveiledning) skal skreddersys ulike brukergrupper
4. Det skal være mulighet for å samhandle og dele dokumentasjon med andre i og rundt BI
5. Portalen skal avlaste fronttjenestene ved å gjøre det enklere for studentene selv å søke fram informasjon de trenger.
6. Tidsbruk fjernes eller reduseres i studie- og eksamensadministrasjonen ved innføring av flere selvbetjeningsløsninger, slik at studenten kan utføre enkle tjenester som oppdatering av kontaktinformasjon, gjenopptak, søknad om tilpasset eksamen på nett.
7. En intuitiv og brukervennlig løsning som krever minimalt eller ingen opplæring.
8. Løsningen må ivareta kravene i personopplysningsloven med forskrifter og ”beste praksis” i å sikre data og behandle personopplysninger.
9. Løsningen må være skalerbar slik at man kan levere en minimumsløsning tidlig, og gradvis utvide med ny funksjonalitet/nye målgrupper uten bytte av plattform.

Alle disse kriterier er blitt oppfylt i den første versjonen av studentportalen.

BI har vært opptatt av å skape en god brukeropplevelse i portalen for å sikre enkel gjenfinning av relevant studentinformasjon. Tilbakemeldingene fra studentene etter brukertester har vært positive, og de har kommet med kommentarer som «bra å finne all informasjon på ett sted», «akkurat som Facebook», «portalen er logisk og oversiktlig» og siden har et «luftig, fint, tiltalende og friskt design».

Capgemini er totalleverandør for prosjektet.

Begge parter var på et tidlig tidspunkt innforstått med at suksesskriterier for prosjektet var å erkjenne kravenes evne til å endre på seg etter hvert som prosjektet modnes. Derfor ble det et naturlig valg å basere seg på Scrum som hovedmetodikk. Prosjektet tok også i bruk elementer fra andre metodikker som Kanban for å visuelt presentere arbeidsflyt og for å skape en mest mulig effektiv leveransesyklus. Resultatet av dette er en løsning som ikke kun er skapt for å dekke krav, men også de faktiske, reelle behovene til både de ansatte og studentene.

Det var også et krav å involvere og benytte tilbakemeldinger fra sluttbrukere av løsningen ved hjelp av blant annet brukertesting. Prosjektet skulle også ivareta andre, mer strategiske eller taktiske krav på vegne av prosjektet. Prosjektgjennomføringen er også preget av innovasjon og nytenking.

Capgeminis egen metode for prosjektgjennomføring, Unified Project Management, er brukt for å sikre at prosjektet ble levert til riktig tid, kost og kvalitet.

Den nye studentportalen ble utviklet med integrasjoner mot andre kritiske forretningsapplikasjoner. Løsningen er basert på Sharepoint, .Net og C#. Integrasjonsplattform basert på WCF og REST-baserte tjenester.

Microsoft Sharepoint 2010, Microsoft Live@Edu, Microsoft Azure, Microsoft SQL Server 2008, Microsoft Server 2008 R2, Microsoft Team Foundation Server 2010, Microsoft Visual Studio 2010

Kunnskapsskapsdeling og kunnskapsformidling

Prosjektet har fra både Capgemini og BI sin side et mål om å skape en løsning som kunden selv skal være i stand til å videreutvikle. Dette blir utført ved hjelp av blant annet å inkludere kundens prosjektdeltakere med i utviklingen som del av leverandørens utviklingsteam – kombinert med å ta i bruk Sharepoint som plattform fremfor å gå for en helt egenutviklet løsning. Arkitektur og design er tilrettelagt for å enkelt bygge på med mobile plattformer.

Flere tekniske ressurser fra kundens IT avdeling har inngått som en integrert del av vårt scrumteam. På den måten har vi sikret kontinuerlig kompetanseoverføring av teknologi og videreutvikling

Videre har vi investert mye tid sammen med kundens IT avdeling for å sikre kompetanseoverføring ift ny teknologi, siden Microsoft nå er blitt implementert hos BI.

I prosjektportalen er det opprettet en utviklerhåndbok hvor rutiner, beste praksis er blitt nøye dokumentert på et felles samlingssted hvor alle deltakere i prosjektet fra både kunde og leverandør har aksess.