10 bud for hjemmekontor

Av Organisasjonspedagog Tor Berntsen, iProsess.

Det er to forhold du som leder må ta hensyn til når dine medarbeidere har hjemmekontor: Det ene er fraværet av struktur. Det andre er fraværet av relasjoner. Her er 10 bud som gjør deg til en bedre fjernleder:

1. Bruk videomøte som viktigste kommunikasjonskanal. Krev at alle er på hver sin PC – ikke tillatt at to personer er i samme rom på felles PC, selv om de er 1 meter fra hverandre. Årsaken til dette poenget er ikke smittevern, men at du trenger at alle er på samme plattform for å kunne lede samspillet mellom deltakerne effektivt.

2. Krev at alle bruker øretelefoner – fordi god lyd gjør det enklere å oppfatte det emosjonelle i samtalen. Hvis lyden er dårlig – avlys møtet. Fiks lyden og prøv igjen.

3. Videokamera bør være litt langt fra deg for å vise kroppsspråket og mikrofonen bør være nær deg for å gi god lyd. Dette løser du med et stativ til PCn og handsfree. Har du en iPad/nettbrett på stativ så kan det bli et glimrende kamera (det finnes holdere å få kjøpt på nettet). Da får du PCn fri til notater. Hvis du likevel ønsker å bruke PCn til å vise en presentasjon, kan du logge deg på med to brukere.

4. Krev at alle logger på minst 15 minutter før møtet starter og slår av mic og video. Når møtet begynner kan alle slå på mic og video samtidig. Det gir en profesjonell og effektiv start som styrker betydningen av møtet.

5. Alle videomøter har en sosial terskel som påvirker oss på to måter. 1) Vi mister en del sosial informasjon fordi det er et filter mellom oss og 2) vi holder litt igjen når vi kommuniserer. Det betyr egentlig at vi sender litt mindre sosial informasjon fra oss enn vi pleier. Du som leder møtene må kompensere for denne mangelen på sosial informasjon ved å sende litt ekstra, som egentlig betyr at du må være litt mer «på» eller mer utadvendt enn du pleier. I tillegg bør du inspirere de andre møtedeltakerne til å gjøre det samme.

6. Mangel på sosial informasjon i møte gjør at det er lett for deg å gå glipp av viktige signaler og budskap. Du bør derfor lytte spesielt aktivt og stille oppklarende spørsmål oftere enn vanlig. Hvis du er i tvil – er du ikke i tvil – da er det mange som lurer på hva som egentlig var budskapet – spør til du forstår og ta gjerne på deg rollen som den som oppsummerer de viktigste poengene, før dere går videre.

7. Start dagen med et morgenmøte på video hvor dere går igjennom dagens oppgaver og prioriteringer. Målet med denne øvelsen er å trene medarbeiderne til å lede seg selv. Du bør derfor ikke gjøre prioriteringer og avtaler på direkten i møte. Still krav til at medarbeiderne har prioritert de viktigste oppgavene og planlagt dagen før møtet begynner og bruk møtet til kvalitetssikring og felles læring. Fortsett med flere digitale møteplasser eller ritualer i løpet av dagen og uka. Sørg for at flere av disse bli ledet av medarbeiderne slik at de trener på å lede seg selv.

8. For å bygge relasjoner trenger vi møter hvor det er greit å være uformelle. Lag videomøter hvor dere spiser lunsj sammen eller møtes til en kopp kaffe og snakker om løst og fast. I starten er det en sosial terskel å komme over, så det er lurt å be noen forberede noe. Det kan være en quiz, en problemstilling eller hva som helst som kobler dere sammen på en avslappet måte.

9. Vi trenger å føle at noen bryr seg om oss for å levere maksimalt. Derfor bør du følge opp medarbeiderne dine regelmessig. I denne situasjonen er frekvens er viktigere enn dybde. Hvis du har 60 minutter til rådighet pr. medarbeider er det bedre å fordele 15 minutter på 4 dager enn å bruke en time på en gang. Avtal derfor individuelle videomøter regelmessig. Telefon kan være en erstatning. E post eller SMS er ikke relevant.

10. Videomøter skal brukes til refleksjon – ikke til informasjon. Slutt å bruk powerpoint i videomøtet. Krev heller at alle forbereder seg individuelt og bruk møtene til å snakke sammen. Alle videoverktøy har en chat-funksjon. Still spørsmål eller del problemstillinger på chat og be om tilbakemelding fra hver enkelt deltaker på chat. Når alle har svart kan dere reflektere sammen over de ulike perspektivene som er delt i chat`n.