Drukner i håndtering

Nordmenn som jobber på kontor bruker i snitt 6,8 dyrebare timer hver uke på ulike arbeidsoppgaver knyttet til dokumenthåndtering. Enkle oppgaver som å skrive ut og sende dokumenter på e-post er de to verste tidstyvene. På begge disse oppgavene oppgir nesten halvparten av de norske respondentene å bruke mellom 3 og 10 av ukens timer.

28 prosent bruker mer enn 3 timer i uken på å lete etter dokumenter.

– Nordmenn kaster bort mye tid på å printe, sende og lete etter dokumenter. Manglende orden og systematikk reduserer ikke bare produktiviteten. I altfor mange tilfeller har rot med dokumenter faktisk resultert i tap av kontrakter, sier Klara Lundquist, nordisk markedssjef for Adobe Document Cloud.

Digitalisering krever teknologi og bedre struktur

Ifølge Lundquist er det ikke lenger de fysiske, men de elektroniske dokumentene i innbokser og mapper på pc’en og i skyen som skaper mest rot og unødvendig tidsbruk.

– Utfordringen nå er ikke å digitalisere, men å utnytte digitaliseringen ved å strukturere dokumentprosessene. Det handler om å forbedre arbeidsflyten og legge til rette så ansatte kan jobbe og ferdigstille oppgavene uansett hvor de er, sier hun.

Et klart flertall av de norske kontoransatte svarer at teknologi spiller en kritisk rolle for alle de angitte former for dokumentrelaterte oppgaver. Henholdsvis 22 og 24 prosent at elektroniske underskrifter og mobil-apper ville forenklet og effektivisert arbeidet.

På spørsmålet om hvilken betydning teknologi for digitale signaturer ville ha for virksomheten svarer hele 72 prosent enten svært verdifull (24 %), verdifull (16 %) eller til dels verdifull (32 %).

– Nå er utfordringen å utvikle apper og arbeidsrutiner der medarbeidere med få klikk kan fullføre transaksjoner uten å måtte sitte foran PC’en eller repetere oppgaver. Funksjoner for automatisk utfylling og god brukeropplevelse kan være avgjørende for å øke produktiviteten, sier Lundquist.

Overtid og tapte kontrakter

Bortkastet tid og lav produktivitet koster arbeidsgiverne dyrt, men har også en pris for arbeidstakerne. Ifølge undersøkelsen har 39 prosent opplevd at kontrakter har gått tapt i løpet av det siste året som følge av at dokumentrelaterte oppgaver og prosesser ikke har gått som planlagt.  For 45 prosent har det medført overtidsarbeid på hverdager eller i helgene.

Om undersøkelsen

Rapporten ‘Document Drain’ er en undersøkelse blant 7000 kontorarbeidere i syv europeiske land. Respondentene er alle heltidsansatte og bruker PC til daglig. Undersøkelsen ble utført av Golin på vegne av Adobe i september og oktober 2016. Respondentene er fordelt som følger: 2000 i Storbritannia, 1000 i hhv. Frankrike, Tyskland og Nederland, samt 500 i hhv. Norge, Sverige, Danmark og Finland.

Nyttige linker

• Rapporten: ‘Document Drain – How Back-Office Processes are Shredding Productivity‘
  • Blogg: ‘European Companies Lose Out Due to Poor Document Processes‘
  • Infografikk